MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

JUSTIFICACIÓN

Este manual regula el tratamiento de la información personal recopilada y gestionada por Hernández Consulting Contaduría Pública S.A. Su elaboración responde al cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley N.º 8968 “Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales” y su Reglamento N.º 37554-JP.

El propósito de este manual es garantizar el derecho fundamental a la autodeterminación informativa (habeas data) y todos los demás derechos regulados por la legislación nacional, documentando procedimientos estandarizados para la recolección, resguardo y tratamiento de los datos personales.

PARTE 1 – DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Marco Legal

Este manual ha sido elaborado conforme a:

• Ley N.º 8968.

• Reglamento N.º 37554-JP.

• Principios constitucionales de intimidad, privacidad y autodeterminación informativa reconocidos en la Constitución Política de Costa Rica.
  Las disposiciones aquí contenidas se interpretarán en armonía con estas normas.

Artículo 2. Ámbito de Aplicación

Este manual aplica exclusivamente al tratamiento de los datos personales recopilados, almacenados y gestionados por Hernández Consulting Contaduría Pública S.A. y sus unidades afiliadas.

Artículo 3. Conservación

Las políticas y procedimientos establecidos en este manual se aplican tanto a las bases de datos actuales como futuras de Hernández Consulting Contaduría Pública S.A.
Los datos personales se conservarán únicamente mientras subsistan los fines que justificaron su recopilación, en estricto cumplimiento del principio de limitación del almacenamiento. El Titular de los datos podrá solicitar la eliminación de su información en cualquier momento.

Artículo 4. Finalidad

El objetivo de este manual es cumplir con los requerimientos de la Ley N.º 8968 y garantizar el manejo adecuado de solicitudes, reclamos y consultas relacionadas con el tratamiento de datos personales.

Artículo 5. Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los datos.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

• Datos Personales: Información vinculada a una persona física identificada o identificable.

• Datos Sensibles: Datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

• Aviso de Privacidad: Comunicación que informa al Titular sobre el tratamiento de sus datos y sus derechos.

• Responsable del Tratamiento: Hernández Consulting Contaduría Pública S.A., quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.

• Encargado del Tratamiento: Persona física o jurídica que trata datos personales por cuenta del Responsable.

• Titular de los Datos: Persona física cuyos datos son objeto de tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación que implique la recolección, almacenamiento, uso, transmisión, transferencia o eliminación de datos personales.

Artículo 6. Principios

De conformidad con la Ley N.º 8968 y su Reglamento, el tratamiento de datos personales por parte de Hernández Consulting Contaduría Pública S.A. se regirá por los siguientes principios:

• Licitud

• Consentimiento informado

• Finalidad específica

• Proporcionalidad y calidad de los datos

• Transparencia y acceso

• Seguridad y confidencialidad

• Responsabilidad proactiva del Responsable del tratamiento

PARTE 2 – AUTORIZACIONES

Artículo 7. Autorización

El tratamiento de datos personales requiere el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo en los casos de excepción previstos por la ley.
Hernández Consulting Contaduría Pública S.A. no recopilará datos personales de menores sin la autorización expresa de sus representantes legales.

Artículo 8. Prueba de Autorización

Se mantendrán mecanismos que permitan conservar evidencia de las autorizaciones otorgadas por los Titulares de los datos.

PARTE 3 – DERECHOS Y DEBERES

Artículo 9. Derechos de los Titulares

De acuerdo con la Ley N.º 8968, los Titulares de los datos tienen derecho a:

1. Acceder a su información personal.

2. Rectificar datos inexactos o incompletos.

3. Solicitar la eliminación de sus datos cuando corresponda.

4. Oponerse al tratamiento por motivos justificados.

5. Ser informados sobre el uso de sus datos.

6. Presentar denuncias ante PRODHAB en caso de incumplimiento.

PARTE 4 – DEBERES DE HERNÁNDEZ CONSULTING CONTADURÍA PÚBLICA S.A.

1. Garantizar en todo momento el respeto a los derechos de los Titulares de los datos.

2. Implementar medidas de seguridad técnicas, organizativas y administrativas.

3. Atender consultas y reclamos dentro de los plazos establecidos por el Reglamento N.º 37554-JP.

4. Mantener la confidencialidad de los datos incluso después de finalizada la relación.

5. Notificar a PRODHAB y a los Titulares sobre incidentes de seguridad conforme a la normativa aplicable.

6. Cumplir estrictamente con las obligaciones de registro de bases de datos cuando sea requerido.

PARTE 5 – PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

• Los Titulares de datos podrán presentar consultas o reclamos por escrito, por correo electrónico o vía telefónica.

• La empresa responderá en un plazo máximo de 5 días hábiles para consultas y 15 días hábiles para reclamos.

• Se mantendrá un registro de las solicitudes y reclamos con la trazabilidad correspondiente.